Mittlerweile haben E-Mails die Büros weltweit im Griff. Kein Wunder, eine E-Mail ist wesentlich schneller beim Empfänger als ein Brief und im Gegenteil zum Telefonat hat man etwas schriftliches in der Hand.
Wie in allen Bereichen der Geschäftswelt haben sich in den letzten Jahren natürlich auch ein paar Regeln für „gute“ E-Mails entwickelt.
Für eine professionelle Korrespondenz sollten Sie also ein paar Merkmale beachten:
Wählen Sie immer eine prägnante, kurze Aussage für die Betreffzeile. Ihr Empfänger erhält vielleicht hunderte Mails am Tag und kann Anhand des „Subjects“ wichtige von unwichtiger Post besser selektieren.
Legen Sie Wert auf die richtige Anrede und auf Höflichkeit. Trotz des oft sehr lockeren und persönlichen Umgangs im Internet legen viele in geschäftlicher Korrespondenz Wert auf Umgangsformen.
Überlegen Sie sich, welche Informationen für den Empfänger wirklich wichtig sind. Aufgrund der oft großen Flut von Mails, die am Tag einen Empfänger erreichen, werden lange Inhalte manchmal nur angelesen oder überflogen.
Achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik. In manchen Bereichen ist es Usus, in E-Mails durchgehend Klein zu schreiben, wenn sie sich nicht sicher sind achten Sie besser auf Groß- und Kleinschreibung.
Schicken Sie nicht unaufgefordert größere Dateianhänge. Manche E-Mail-Dienste akzeptieren nur Sendungen bis zu einer bestimmten Größe. Zudem gibt es auch Heute noch Menschen, die mit einem 56k-Modem im Internet gehen und lange Ladezeiten bei großen Dateien haben.
Verzichten Sie möglichst auf Smileys und andere Symbole, nicht alle kennen die Bedeutung und kriegen ihre Nachricht so vielleicht in den falschen Hals oder empfinden sie als kindisch.
Verwenden Sie gängige Schrifttypen, die von allen Programmen gelesen werden können (Arial, Verdana,…), und ein Text wird lesbarer, wenn man ihn in Absätze unterteilt.
Wenn sie aus einer Mail zitieren möchten, nennen sie nur den Abschnitt, der dafür relevant ist und löschen den Rest. Das ist Übersichtlicher für den Empfänger und spart Speicherplatz.
Weitere Informationen finden Sie hier.
